Die Visitenkarte ist die eigene Repräsentanz

Die Visitenkarte ist die eigene Repräsentanz

Sich Visitenkarten drucken zu lassen, ist ein Kinderspiel: Es gibt unzählige Online-Anbieter, bei denen sie für nur wenig Geld erstellt und nach Hause geschickt werden. Nur wird bei der inhaltlichen Gestaltung und dem weiteren Umgang nicht immer große Sorgfalt angelegt. Es geht auch anders.


Der Visitenkarten-Inhalt ist sorgfältig zu wählen
              Bild: Benjamin Thorn / pixelio.de

Inhalt und Form sind wichtig

Visitenkarten repräsentieren die eigene Selbständigkeit oder das Unternehmen, für das man tätig ist. Und sie sind das, was andere von einem sichtbar wahrnehmen und somit eine Menge über sich erzählen. Deshalb sind Inhalt und Form sehr wichtig.

Folgende Angaben sollten nicht fehlen:
• Firmenname und Logo
• Vor- und Zuname, eventuell vorhandene Titel und akademische Grade
• Funktion und die Abteilung, in der Sie tätig sind
• Adresse mit Angaben zu Telefon, Handy, Fax, ferner E-Mail- und Internet-Adresse

Corporate Design und Corporate Identity

Auch wenn es viele Vorlagen der Anbieter gibt, bei denen einfach nur die fehlenden Informationen einzusetzen sind, so ist dennoch auf den optischen Eindruck zu achten. Die Schriftart und die Farben müssen mit dem eigenen Internetauftritt übereinstimmen, ebenso wie mit sonstigen Werbebotschaften und Firmenunterlagen. Auch wenn es etwas mehr kostet, kann es sich lohnen, mit einem Softwareprogramm zu arbeiten, um eine gute Übereinstimmung zu erzielen.

„Die Telefonnummer hat sich geändert, ich schreib sie eben auf die Rückseite“

Nicht selten passiert es, dass Visitenkarten mit nicht mehr aktuellen Daten weitergegeben werden wollen. In dem Moment der Übergabe fällt es dem Übergebenden auf und es werden handschriftlich Veränderungen vorgenommen. Dies macht einen denkbar schlechten Eindruck und vermittelt mangelnden Respekt und Ungenauigkeit in der Arbeit. Sollte in solch einem Gespräch ein Geschäft anberaumt werden, ist es in diesem Moment bereits abgelehnt.

Nur aktuelle Karten weitergeben

Wenn sich Adresse, Telefonnummer oder Position geändert haben, ist es an der Zeit, neue Karten zu drucken. Rufschädigend sind auch Visitenkarten, die bereits Gebrauchsspuren aufweisen. Fleckige, verfärbte oder gar geknickte Karten gehören in den Papierkorb. Zu verstauen sind die Karten deshalb auch nicht lose in der Brief- oder Aktentasche, sondern in einem speziellen Etui oder Mäppchen, das jederzeit griffbereit zu sein hat.

Das Überreichen der Karte zum richtigen Zeitpunkt

Visitenkarten werden zu Beginn eines Besuchs oder Gesprächs ausgetauscht. Als Gast gibt man die Karte zuerst. Dabei ist ein freundlicher Blickkontakt zu halten. Wird die Karte direkt am Anfang überreicht, kann sie dem Gegenüber als Gedächtnisstütze dienen. Die Kontaktaufnahme wird erleichtert, weil der Gesprächspartner auf die Firma, die Branche und das Profil Bezug nehmen kann. Erst danach ist die gastgebende Person an der Reihe.

Die Visitenkarte des anderen ist zu würdigen

Deren Visitenkarte sollte auf keinen Fall einfach ungelesen weggesteckt werden. Das gilt als sehr unhöflich. Deshalb ist einige Sekunden lang die Visitenkarte aufmerksam anzuschauen. Sie enthält wichtige Informationen, zum Beispiel über Titel und akademische Grade, die das Gegenüber bei der Selbstvorstellung aus Bescheidenheit weglässt, die aber unbedingt bei der korrekten Anrede zu beachten ist.

Der Ranghöchste hat Vorrang

In Gruppen erhält der Ranghöchste die Visitenkarte zuerst. Ist eine Hierarchie nicht erkennbar, wird die Visitenkarte der Reihe nach verteilt. Befindet man sich in einem Meeting, bei dem es vorher nicht die Gelegenheit gab, vorab die Visitenkarte zu überreichen, wird dies nachgeholt. Nach dem Meeting wird sie persönlich an die Teilnehmer vergeben, die sich dafür interessieren.

Bei Eintritt in ein Unternehmen: Automatische Überreichung

Bei einem Besuch in einem noch unbekannten Unternehmen wird die Visitenkarte auch am Empfang und/oder im Sekretariat abgegeben. Das vereinfacht die Anmeldung und das Ausfüllen von Besucherausweisen. Der eigene Name wird richtig ausgesprochen und unnötige Verwirrung vermieden.

Selbstgestaltung hat Vorteile

Wer sich im Gestalten üben möchte, der findet zum Beispiel bei Avery eine ebenso kostengünstige wie leicht zu bedienenden Software. Ebenfalls dort sind die Vorlagen für den eigenen Drucker



erhältlich. So kann professionell getestet werden, ob das Bildschirmergebnis auch mit dem Ausdruck übereinstimmt. Im Ergebnis kann (fast) die Druckerei eingespart werden. Hier der Link zur Website: http://www.avery-zweckform.com/avery/de_de/

Im Ergebnis kann es so aussehen:



Falls noch eine Software für die Logoerstellung benötigt wird, dann bietet "Logomaker Studio V5" gute Dienste. So sieht es dort aus:



Hier der Link zur Website: http://www.studio-v5.com/

Roland Börck